Busta paga: quando conviene esternalizzare il servizio

8 09 2019

Premessa.

Dieci anni fa scrissi per EDK il libro “La busta paga dei dipendenti degli enti locali”, nel quale provavo a spiegare passo per passo l’elaborazione del cedolino e i collegamenti con la contabilità. Nel piccolo comune in cui lavoravo, le buste paga venivano predisposte all’interno, direttamente da noi dipendenti dell’ufficio ragioneria/personale. Ci siamo, però, sempre chiesti se il procedimento avrebbe potuto essere esternalizzato. Nel libro, quindi, avevo toccato la questione della valutazione dell’opportunità o meno esternalizzare l’attività. Sono sempre stato convinto che nel pubblico impiego non si possa prescindere nell’elaborazione della busta paga, da quello che avviene prima e dopo. Gli importi inseriti nei cedolini, derivano da atti amministrativi, a volte particolarmente intensi come, ad esempio, la materia del fondo delle risorse decentrate per il pagamento dei trattamenti accessori. Anche dopo avere elaborato la busta paga le cose non finiscono lì: è necessario un buon collegamento con la contabilità, con i capitoli, con il bilancio. Al giorno d’oggi, ad esempio, si possono creare degli automatismi per l’emissione dei mandati e delle reversali praticamente da ogni programma software. Insomma: la valutazione se esternalizzare o meno è molto dettagliata. Propongo, quindi, alcune considerazioni, in parte già presentate nel libro e ora aggiornate, che potrebbero essere messe sul tavolo della decisione. Mi accorgo della semplicità delle stesse, ma spero di fornire un quadro abbastanza completo.

 

Gli operatori esterni.

Sul mercato gli operatori propongono servizi estremamente diversi e differenziati. Tali soggetti si dividono principalmente tra chi svolge esclusivamente un servizio di elaborazione, senza minimamente entrare nel merito, e tra chi abbina all’elaborazione un vero e proprio supporto anche di natura giuridica, previdenziale e fiscale. Nel primo caso all’ente rimane in capo la trasmissione (o addirittura l’inserimento in un sito internet dedicato) dei dati variabili di mese in mese; nel secondo caso è la medesima società esterna che, sulla base della documentazione trasmessa, fornisce le soluzioni applicative anche ai fini della redazione del prospetto di paga. A questo punto, va ricordato che con la sentenza n. 2784 del 8 maggio 2018, il Consiglio di Stato ha affermato che, se esternalizzata, l’attività di elaborazione delle buste paga e della documentazione correlata è riconducibile alle attività riservate ai sensi della l. 12/1979, in quanto richiede una valutazione tecnico-giuridica tipica della professionalità di cui all’art. 1 della legge, atteso che gli adempimenti necessari richiedono un’attività strettamente professionale, complessa ed articolata, che non si esaurisce in un mero compimento di operazioni materiali di calcolo.[1]

 

Opportunità e rischi dell’esternalizzazione.

Divido gli approfondimenti sulla valutazione se esternalizzare o meno in quattro spunti, che derivano dalla classica analisi Swot[2] e che rispondono alle seguenti domande:

  • Come possiamo utilizzare e sfruttare ogni punto di Forza della scelta di esternalizzare?
  • Come possiamo migliorare ogni Debolezza?
  • Come si possono sfruttare al meglio le Opportunità della scelta?
  • Come possiamo eliminare i Rischi (o fattori negativi) di una esternalizzazione?

PUNTI DI FORZA

In caso di cessazione dei dipendenti addetti il servizio può continuare senza interruzioni di sorta.

Non vi è il problema della gestione delle assenze o delle ferie degli operatori

Minori costi di formazione.

Minori tempi di aggiornamento.

Minori costi per il software.

Processi standardizzati.

PUNTI DI DEBOLEZZA

Esternalizzare a volte significa perdere una professionalità.

Rimane la necessità di controllare in fase di start-up l’attività svolta all’esterno.

Minore flessibilità nell’individuazione delle procedure e delle tipologie di compensi.

Cambiamento negli stampati e negli elenchi.

AUMENTO DELLE OPPORTUNITÀ

Il personale prima impiegato nell’elaborazione può essere riqualificato professionalmente sugli aspetti giuridici di gestione del personale.

Maggiore sicurezza di correttezza dal punto di vista fiscale e previdenziale, nel contesto di una materia normativa che cambia quasi quotidianamente.

Possibilità di abbinare al servizio di elaborazione un più completo servizio di supporto anche in ambito giuridico.

RIDUZIONE DEI RISCHI

Affidarsi a soggetti esterni qualificati.

Valutare le procedure di affidamento del servizio all’esterno tenendo conto che tali attività non potranno essere valutate esclusivamente rispetto ad un “prezzo al cedolino”.

Richiedere che il software su cui vengono elaborate le buste paghi rilasci un “file” per poter emettere automaticamente i mandati e le reversali.

Mantenere un dipendente a supporto dell’attività esternalizzata (tale soluzione, andando nella direzione dell’eliminazione dei rischi, comporta comunque una riduzione dei benefici di risparmio della spesa).

Verifiche sistematiche a campione sulle buste paga elaborate.

Sfruttare al massimo la standardizzazione che segue il processo esternalizzato.

Creare garanzie per la proprietà, disponibilità ed uso dei dati elaborati.

Richiedere al soggetto esterno un addetto dedicato specificatamente all’ente di riferimento.

 

Conclusioni.

Non esiste, quindi, una regola generale. La scelta di esternalizzare questo servizio è troppo delicata per essere presa al volo, senza pensieri o semplicemente perché “è meglio così” oppure “mi libero di un problema”. Non va neppure dimenticato quanto previsto dall’art. 6-bis del d.lgs. 165/2001: “Le pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, (…) sono autorizzate, nel rispetto dei princìpi di concorrenza e di trasparenza, ad acquistare sul mercato i servizi, originariamente prodotti al proprio interno, a condizione di ottenere conseguenti economie di gestione e di adottare le necessarie misure in materia di personale”. Insomma, è una scelta molto delicata che passa anche da un atto motivato e supportato da dati chiari, oggettivi e trasparenti.

A titolo di esempio, propongo alcune voci da tenere in considerazione per la dimostrazione delle economie di gestione.

COSTO GESTIONE INTERNA

Costo del software

Costo del lavoro dipendente quantificato in ore di competenza per realizzare gli adempimenti esternalizzati

Costo della formazione per l’aggiornamento (che potrebbe essere stimato in almeno 4/5 giornate di formazione l’anno (CU, 770, Conto annuale, CCNL, ecc.) per persona

Costo del materiale d’ufficio

Costo per abbonamenti a editoria specializzata

COSTO GESTIONE ESTERNA

Costo dell’appalto

Costo del lavoro dipendente a supporto dell’elaborazione esterna

 

Non vanno poi anche dimenticate le questioni organizzative. Tra queste, grande rilievo per i comuni di minori dimensioni, riguardano la presenza nell’ente di una sola persona che potrebbe svolgere le attività di elaborazione delle buste paga. Cosa accadrebbe in caso di assenza? E come gestire le ferie in presenza di un’attività che deve essere garantita in periodi ben determinati?

Questi, per il privato, sono “costi” che andrebbero ben valutati anche nel momento in cui si effettua la verifica delle “economie di gestione” che sono tutt’altro rispetto al risparmio di bilancio, in quanto, oltre all’economicità, devono tener conto dell’efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa.

 

PUBLIKA STP ha le caratteristiche per poter svolgere l’attività di elaborazione delle Buste Paga e servizi connessi. Per conoscere l’impostazione del lavoro e delle attività e avere ulteriori informazioni CLICCATE QUI

 

[1] La decisione richiama, peraltro, la conforme sentenza del Consiglio di Stato – sezione VI – n. 103 del 16 gennaio 2015.
[2] L’analisi Swot è una metodologia, elaborata nell’ambito del marketing, che attraverso un processo di tipo logico, permette di valutare tutte le caratteristiche di un progetto o di un fenomeno sociale. Il procedimento permette di evidenziare i punti di forza e di debolezza per individuare ciò che nel raggiungimento degli obiettivi può favorire o ostacolare. L’analisi ha l’obiettivo di una “lettura incrociata” e distingue tra fattori endogeni (appartenenti al sistema) e fattori esogeni (esterni al sistema).


Diritti di rogito ai Segretari: ecco il via libera della Corte dei conti

25 08 2018

E’ stata pubblicata la Deliberazione n. 18/2018 della Sezione Autonomie della Corte dei conti con la quale, finalmente, è stato ribaltato il precedente principio di diritto alla luce della varie sentenze dei Tribunali del lavoro.

Ecco quindi le conclusioni della Corte dei conti:

“In riforma del primo principio di diritto espresso nella delibera 21/SEZAUT/2015/QMIG, alla luce della previsione di cui all’art. 10 comma 2-bis, del d.l. 24 giugno 2014, n. 90, convertito, con modificazioni dalla legge 11 agosto 2014, n. 114, i diritti di rogito, nei limiti stabiliti dalla legge, competono ai segretari comunali di fascia C nonché ai Segretari comunali appartenenti alle fasce professionali A e B, qualora esercitino le loro funzioni presso enti nei quali siano assenti figure dirigenziali”.

ALLEGATO: CORTE CONTI AUTONOMIE – DELIBERAZIONE N. 18/2018 – DIRITTI DI ROGITO SEGRETARI



La quantificazione e la liquidazione degli arretrati

17 06 2018

Ci è stata chiesta una Determinazione per quantificare, impegnare e liquidare gli arretrati alla luce del CCNL 21 maggio 2018. Allego, pertanto, un Approfondimento Gratuito di Publika che contiene una bozza di tale atto.

Al termine della Determinazione, c’è il link per poterla scaricare in Word.

PUBLIKA – APPROFONDIMENTO GRATUITO – DETERMINAZIONE ARRETRATI CCNL

 



Cumulabilità dei compensi per lavoro in turno

20 01 2018

Di seguito trovate il numero 1/2018 di PUBLIKA DAILY.

Nell’area PERSONALE trovate un approfondimento sul cumulo dei trattamenti economici in caso di attività lavorativa prestata in turno nei giorni festivi.

ALLEGATO: NUMERO GRATUITO – Publika_Daily_2018-01



Il recupero delle somme non dovute

24 09 2017

Tra le varie problematiche che investono l’ufficio personale delle amministrazioni pubbliche, vi è anche la valutazione di come agire quando ci si accorge di aver erogato somme ai propri dipendenti che non avrebbero dovuto essere corrisposte. I motivi possono essere diversi, ma le dinamiche vanno esaminate attentamente.

In questo approfondimento, volutamente tralasciamo gli aspetti correlati agli “errori” sulla costituzione del fondo del salario accessorio, oggetto di disciplina da parte dell’art. 4 del d.l. 16/2014, per dedicarci alle modalità di recupero di somme indebite, non dovute, erogate ai dipendenti.

Nel testo troverete diversi esempi concreti ed operativi, supportati da altrettanti interventi della magistratura contabile.

ALLEGATO_IL RECUPERO SUI DIPENDENTI DELLE SOMME NON DOVUTE



Diritti di rogito: la Corte di Appello dice sì

20 05 2017

Con la Sentenza n. 272/2017 la Corte d’Appello di Brescia ha ribaltato quella che era l’unica sentenza dei Tribunali del Lavoro che aveva ritenuto errata l’erogazione dei diritti di rogito ai segretari di Fascia A e B negli enti senza la dirigenza.

A questo punto, quindi, tutti sono allineati nel ritenere che i diritti di segreteria spettano:

  • A tutti i Segretari di Fascia C
  • A tutti i Segretari di Fascia A e B se prestano attività negli enti senza la Dirigenza.

ALLEGATO: CORTE DI APPELLO DI BRESCIA – SENTENZA 272-2017



I diritti di rogito ai segretari comunali

24 09 2016

In un articolo per Il Quotidiano degli Enti Locali de Il Sole 24 Ore, ho riassunto la situazione attuale in materia di diritti di rogito da corrispondere ai Segretari comunali e provinciali.

L’articolo è offerto dallo stesso Quotidiano e quindi si può visionare liberamente cliccando sul seguente LINK: http://www.quotidianoentilocali.ilsole24ore.com/art/amministratori-e-organi/2016-09-22/per-corte-conti-diritti-rogito-solo-segretari-fascia-c-173157.php?uuid=ABYZW8UB



Polizia locale: nessun incentivo nella legge di stabilità

22 02 2016

Allego la nota della Ragioneria Generale dello Stato sull’art. 1 comma 972 della legge n. 208/2015 sulla non applicabilità della disposizione alla polizia locale.

ALLEGATO: NOTA RGS SU POLIZIA LOCALE E LEGGE DI STABILITA’ 2016



Progressioni orizzontali: se bisogna ricalcolarle…

23 11 2014

L’Aran ha diffuso recentemente un orientamento sulla possibilità di ricalcolare le progressioni orizzontali al fine della corretta suddivisione tra Fondo e Bilancio delle stesse.

Il parere è molto interessante, soprattutto laddove spiega che il calcolo va fatto dipendente per dipendente (con relativa specifica decorrenza della progressione) e non con calcoli sommari o generici.

Tempo fa, avevo proposto due approfondimenti sulle progressioni orizzontali che potete trovare a questo link.

http://test.gianlucabertagna.it/2009/05/23/sulle-progressioni-orizzontali/

 

Di seguito, l’orientamento applicativo ARAN RAL_1725, pubblicato il 14 ottobre 2014:

“In relazione alla dichiarazione congiunta n.14 allegata al CCNL del 22.1.2004, i maggiori incrementi stipendiali riconosciuti dall’art.29, comma 2, del medesimo CCNL del 22.1.2004 al personale già in godimento di progressione economica orizzontale devono essere finanziati con oneri a carico del bilancio? E da quale data (dal 22.1.2004 data di stipulazione del CCNL di cui si tratta o dall’l’1.1.2001)?
Quali sono le corrette modalità di quantificazione e di applicazione di tale particolare disciplina contrattuale?
In materia, si ritiene opportuno ricordare che, a partire dal CCNL del 5.10.2001, la disciplina negoziale ha previsto, in occasione di ogni rinnovo di parte economica, aumenti tabellari specifici per ogni singola posizione economica prevista all’interno delle diverse categorie considerate dal sistema di classificazione professionale.
Proprio a seguito della definizione di incrementi stipendiali nazionali per ciascuna posizione economica, con conseguente assunzione dei relativi oneri finanziari da parte di CCNL, già con la dichiarazione congiunta n.14 allegata al CCNL del 22.1.2004, le parti negoziali hanno ritenuto opportuno indicare alle amministrazioni un percorso applicativo corretto e coerente con la scelta di fondo di incrementi tabellari specifici per posizione economica: ‘Con riferimento alla disciplina dell’art. 29, comma 2, le parti concordano nel ritenere che l’importo dell’incremento stipendiale riconosciuto a favore del personale collocato nelle singole posizioni di sviluppo del sistema di classificazione, per la misura più elevata rispetto all’importo attribuito dal presente CCNL al personale collocato nelle posizioni iniziali (A1, B1, C1, D1) o di accesso dall’esterno (B3, D3), è finanziata con le risorse nazionali del CCNL medesimo e quindi è anch’esso a carico dei bilanci degli enti’.
Questo incremento specifico deve essere inteso, più chiaramente, come differenza tra l’incremento stipendiale attribuito, ad esempio, al lavoratore in posizione C3, rispetto a quello riconosciuto al lavoratore in C1. Lo stesso differenziale retributivo, (C3 meno C1 corrisponde alla differenza tra € 81,09 mensili ed € 77,11 mensili ed è pari ad € 3,98 mensili e a € 47,76 annui, cui deve sempre aggiungersi la quota di tredicesima mensilità) naturalmente, si traduce, in pratica, in una corrispondente rideterminazione dell’importo già in godimento a titolo di progressione economica; come ulteriore conseguenza questo stesso importo determina anche un altrettanto corrispondente aumento del ‘fondo per le progressioni economiche orizzontali’ di cui all’art. 17 del CCNL dell’1.4.1999.
Per le stesse motivazioni anche i valori annui delle posizioni di sviluppo vengono rideterminate con effetto dal gennaio 2003 (comma 5, art. 29) con la conseguenza che il costo complessivo delle eventuali nuove progressioni già effettuate o che saranno effettuate con effetto da data successiva al gennaio 2003 dovrà essere calcolato tenendo presente i nuovi e più elevati valori, (cui deve aggiungersi la tredicesima mensilità) con oneri, naturalmente, a carico delle risorse decentrate stabili che subiranno un corrispondente decremento stabile’.
Il contenuto di questa dichiarazione congiunta è stato ribadito anche nel successivo CCNL sottoscritto il 9.5.2006, con la dichiarazione congiunta n.4, secondo la quale: ‘Con riferimento alla disciplina dell’art. 2, comma 1, le parti concordano nel ritenere che l’importo dell’incremento stipendiale riconosciuto a favore del personale collocato nelle singole posizioni di sviluppo del sistema di classificazione, per la misura più elevata rispetto all’importo attribuito dal presente CCNL al personale nelle posizioni iniziali (A1, B1, C1,D,1) o di accesso dall’esterno (B3,D3) è finanziato con le risorse nazionali del CCNL medesimo e, quindi, è anch’esso a carico dei bilanci degli enti’.
Data la rilevanza delle conseguenze di una non corretta applicazione delle regole contrattuali, da ultimo, è intervenuta, ulteriormente, la dichiarazione congiunta n.1, allegata al CCNL del 31.7.2009, che ha ribadito: ‘Con riferimento alla disciplina dell’art.2, comma 1, le parti concordano nel ritenere che l’importo dell’incremento stipendiale riconosciuto a favore del personale collocato nelle singole posizioni di sviluppo del sistema di classificazione, per la misura più elevata rispetto all’importo attribuito dal presente CCNL al personale nelle posizioni iniziali (A1, B1, C1, D1) o di accesso dall’esterno (B3, D3) è finanziato con le risorse nazionali del CCNL medesimo e, quindi, è anch’esso a carico dei bilanci degli enti’.
Tali dichiarazioni congiunte hanno perseguito l’obiettivo di un’applicazione delle disposizioni concernenti gli incrementi stipendiali coerente con la volontà delle parti e tesa ad evitare che lo specifico fondo per le progressioni economiche orizzontali fosse impropriamente gravato anche della quota degli aumenti dei valori stipendiali di ciascuna posizione economica, aggiuntiva rispetto a quelli disposti per le posizioni iniziali o di accesso dall’esterno, il cui onere, trattandosi di aumenti disposti direttamente dal CCNL, è stato già imputato a carico delle risorse nazionali.
In tal senso, sono chiare le indicazioni in materia contenute nelle Relazioni illustrative dei CCNL soprarichiamati, predisposte per la certificazione dei costi contrattuali da parte della Corte dei Conti.
Pertanto, alla luce di quanto sopra detto, ad avviso della scrivente Agenzia, se l’ente, a suo tempo, effettivamente non ha dato in alcun modo attuazione alle disposizioni sugli incrementi stipendiali in coerenza con le indicazioni che si ricavano dalle tre dichiarazioni congiunte (non ha conteggiato la quota differenziale di incremento delle posizioni economiche riconosciuta a livello nazionale, da portare ad incremento del fondo per le progressioni economiche orizzontali; ha fatto, comunque, gravare sulle risorse stabili del fondo l’intera quota della progressione economica orizzontale, comprensiva anche del differenziale già riconosciuto al personale in servizio alla data di sottoscrizione dei CCNL), può certamente procedere, oggi, sia pure in ritardo al calcolo della quota differenziale non conteggiata, seguendo le indicazioni delle richiamate dichiarazioni congiunte.
Al fine di evitare applicazioni non corrette, si suggerisce il seguente percorso:
– occorre, innanzitutto, definire l’elenco analitico del personale in servizio in corrispondenza di ciascuna data di sottoscrizione definitiva dei diversi CCNL che disposto incrementi stipendiali nazionali sulle singole posizioni economiche (‘fotografia del personale all’epoca dei diversi CCNL’), naturalmente occorre prendere in considerazione unicamente i CCNL per i quali non si è proceduto al calcolo della quota differenziale e a seguito dei quali il fondo per le progressioni economiche è stato ‘caricato’ anche degli incrementi dagli stessi disposti; a tal fine l’ente, con una precisa e formale assunzione di responsabilità, dovrà certificare espressamente che la disciplina degli incrementi retributivi, derivanti dai CCNL, è stata applicata senza dare attuazione alle indicazioni ricavabili dalle dichiarazioni congiunte di cui sopra si è detto;
– per ciascuna persona in servizio individuata come sopra, occorre indicare la posizione economica rivestita alla data di sottoscrizione definitiva del CCNL preso in considerazione; naturalmente, non deve in alcun modo tenersi conto delle progressioni economiche formalizzate, a beneficio di ciascuna persona, successivamente alla data di sottoscrizione del contratto collettivo, anche se decorrenti da data antecedente (ad esempio, una persona che alla data di sottoscrizione era D2 e a cui sia stata attribuita successivamente la posizione D3, va indicata come D2);
– per ciascuna persona e per ciascun CCNL, individuati come sopra, occorre conteggiare su base annuale e tenendo conto del rateo della tredicesima mensilità, il differenziale tra l’incremento stipendiale riconosciuto dal CCNL sulla posizione economica in godimento della persona (ad esempio, ad una persona in D2) e l’incremento stipendiale riconosciuto alla posizione iniziale o di accesso dall’esterno (ad esempio, alla posizione D1); va da sé che per le persone collocate nella posizione iniziale o di accesso dall’esterno non si deve calcolare alcun differenziale;
– la somma dei differenziale, calcolati come sopra, costituisce l’importo che incrementa il fondo a regime.
Si deve, infine, ricordare che, nel caso di personale cessato dal servizio, l’intera quota delle progressioni economiche allo stesso riconosciute, comprensive dei differenziali di incremento riconosciuti a livello nazionale, torna nella disponibilità del fondo per altri utilizzi, nel presupposto che tale quota sia stata sempre ed interamente posta a carico del fondo.
Si ritiene opportuno, in ogni caso, segnalare la necessità di un’attenta valutazione degli effetti di ricalcolo sul bilancio dell’ente, in particolare modo ai fini del rispetto dei diversi obblighi e parametri, posti dalle norme di legge, che vincolano la spesa di personale degli enti”.

 



L’ufficio paghe e stipendi

25 10 2014

L’elaborazione e predisposizione delle Buste paga degli enti locali, può avvenire internamente oppure con appalto di servizio ad un soggetto esterno.

La scelta su come operare dipende da diversi fattori: professionalità esistenti, semplificazione, dimensioni degli enti, strumentazione, aggiornamento, ecc. ecc.

In caso di gestione interna Publika è in grado di affiancare l’ente in questo modo:

  • supporto telefonico e via e-mail sulle problematiche quotidiane
  • corsi di formazione specifici sulle materie del personale
  • attività di tutoring e di formazione continua

In caso di gestione esterna, Publika offre:

  • servizio completo di elaborazione dei cedolini, con stampe riassuntive e adempimenti periodici
    (CUD, 770, Conto annuale, ecc…)
  • servizio completo di predisposizione modelli PA04, TFR, ecc…

Allego, di seguito, la proposta completa di Publika e il modello per richiedere informazioni.

ALLEGATO: PROPOSTA BUSTE PAGA – GESTIONE INTERNA O ESTERNA